aboutimg11

Giải pháp số hóa tài liệu

Tại sao bạn nên chọn giải pháp số hóa tài liệu?

Trước làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0 tác động mạnh mẽ đến tất cả các lĩnh vực đời sống, chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục...

Nền khoa học - kỹ thuật, đặc biệt là ngành CNTT đã giúp "thế giới phẳng" hơn, khảng cách về địa lý thu hẹp hơn, con người tiếp xúc với nhau dễ dàng hơn..

Nhu cầu tìm kiếm, chia sẻ thông tin và tri thức số bùng lên mạnh mẽ

KHÁI NIỆM SỐ HÓA RA ĐỜI

Số hóa là gì?

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.

Các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh... sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.

aboutimg11

THỰC TRẠNG CỦA VIỆC LƯU TRỮ
&
QUẢN LÝ TÀI LIỆU GIẤY THÔNG THƯỜNG

secure-storage

Không gian lưu trữ

Tốn thời gian, chi phí và diện tích không gian văn phòng để làm nơi lưu trữ.

mobile-app

Quản lý tài liệu

Qua thời gian, khi các tài liệu nhiều lên, việc quản lý tài liệu trở lên rời rạc, không đồng nhất.

exchange-service

Điều kiện lưu trữ

Thất thoát, hư hỏng tài liệu bởi các yế tố thời tiết, nhiệt độ, ẩm mốc

investment-projects

Thời gian lưu trữ

Tài liệu lưu trữ không được lâu dài, chất lượng giấy, mực bị mờ đi qua thời gian

global-system

Tìm kiếm tài liệu

Việc tìm kiếm và chia sẻ tài liệu gặp khó khăn và mất nhiều thời gian

analysis-planning

Thống kê, báo cáo

Hạn chế trong việc lập báo cáo, thống kê theo nhiều năm.

Quy trình số hóa tài liệu

Các bước để số hóa một văn bản tài liệu giấy thành văn bản số.

Số hóa tài liệu
Sẽ giải quyết các vấn đề bất cập

Đối với cơ quan hành chính công: góp phần xây dựng chính phủ điện tử, phát triển đô thị thông minh
Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ
Quản lý dữ liệu tập trung theo từng ngành, từng lĩnh vực
aboutimg4
Đối với doanh nghiệp: giảm thời gian xử lý nghiệp vụ, tạo ra cơ hội kinh doanh tuyệt vời trên nền tảng quản lý tri thức số.
Bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn.
Dễ dàng và nhanh chóng truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin tài liệu ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào.
aboutimg4

Phần mềm số hóa & quản lý dữ liệu EDM

Cho phép người dùng thiết lập các thông tin cơ bản của hệ thống như thông tin người dùng, thông tin đơn vị, quản lý giao diện, hình ảnh và các trường thông tin khác.
Là chức năng quản lý cơ cấu tổ chức của đơn vị, phân chia tổ chức theo các cấp, phòng ban và điều chỉnh các thông tin.
Quản lý thông tin người dùng, nhóm người dùng, quản lý lịch sử truy cập hồ sơ, tài liệu theo đối tượng người dùng.
Chức năng này cho phép định nghĩa các mẫu đầu vào phù hợp với hồ sơ tài liệu cần số hóa, đảm bảo tính chính xác của hệ thống.
Hệ thống cung cấp chức năng tạo các mẫu đầu vào phù hợp với từng loại hồ sơ tài liệu
Cho phép chỉnh sửa thông tin, xóa... biểu mẫu đầu vào, thiết lập lại các thông tin, các vùng lấy dữ liệu, các trường dữ liệu tương ứng trên ảnh đầu vào...
Cho phép tạo mới, chỉnh sửa thông tin hoặc xóa bỏ các biểu mẫu lưu trữ tài liệu sau khi số hóa.
Module chức năng cho phép quản lý việc phân phối, cập nhật hồ sơ tài liệu, thiết lập quy trình phân phối hồ sơ tài liệu.
Hệ thống thực hiện nhận dạng và bóc tách dữ liệu từ các bản ảnh của hồ sơ tài liệu đưa vào hệ thống. Hệ thống được áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo, máy học làm cho hệ thống nhận dạng và phân tích ngày càng thông minh.
Hệ thống cung cấp module chức năng thực hiện việc sao lưu, phục hồi dữ liệu hệ thống, tránh rủi ro, mất mát về mặt dữ liệu.
Cung cấp thông tin tới tất cả các cá nhân, đơn vị. Là nơi cung cấp các thông tin, sự kiện, tin tức bên ngoài hoặc các tin tức sự kiện về hồ sơ tài liệu, các tin tức liên quan.
Phục vụ cho việc thống kê, xuất báo cáo của hệ thống